Henkilötietojen käsittely tukihenkilötoiminnassa
Suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely
Suomen Syöpäyhdistys ry kerää, käsittelee ja käyttää sinusta henkilötietoja, joiden avulla olet tunnistettavissa. Antamasi henkilötiedot tallentuvat WordPress-järjestelmän tietokantaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pystyä löytämään sinulle sopiva tukihenkilö. Henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen.
Henkilötiedot
Sinulta pyydetään seuraavat henkilötiedot pakollisena: nimi, asuinpaikkakunta ja puhelinnumero. Voit antaa myös sähköpostisosoitteen, toivomuksia tukihenkilöstä ja lisätietoja.
Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä
Syöpäjärjestöjen lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmän kautta Amazonin eu-west-1-palvelinkeskuksen tietokantaan, mistä Suomen Syöpäyhdistyksen neuvontahoitajat poistavat viestin välitettyään sen tiedot alueelliseen syöpäyhdistykseen tai valtakunnalliseen potilasjärjestöön.
Tietokanta varmuuskopioidaan Amazonin eu-west-1-palvelinkeskuksessa Irlannissa päivittäin (klo 3:03 UTC eli aamulla klo 5:03 Suomen aikaa tai klo 6:03 kesäaikana), ja varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan. Viesti välttyy varmuuskopioinnilta, jos se ehditään poistaa tietokannasta ennen seuraavaa varmuuskopiointia. Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.
Trimedia Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen Suomen Syöpäyhdistykselle verkkopalveluja. Alueellisilla syöpäyhdistyksillä ja valtakunnallisilla potilasjärjestöillä on myös omia WordPress-lomakkeita tukihenkilöpyyntöjen vastaanottamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn käytänteitä
Suomen Syöpäyhdistys ry ei tallenna antamiasi henkilötietoja, vaan välittää ne pääsääntöisesti suojatulla sähköpostilla alueelliselle syöpäyhdistykselle tai valtakunnalliselle potilasjärjestölle. Tämän jälkeen Suomen Syöpäyhdistys ry poistaa henkilötietosi.
Suomen Syöpäyhdistys ry:ssä, alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä antamiasi tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä.
Henkilötietojasi siirretään Suomen Syöpäyhdistys ry:stä vain alueelliseen syöpäyhdistykseen tai valtakunnalliseen potilasjärjestöön.
Henkilötietojasi säilytetään niin kauan, että tukihenkilö on löytynyt.
Henkilötietojen käsittely asiakashallintajärjestelmässä
Joidenkin alueellisten syöpäyhdistysten ja valtakunnallisten potilasjärjestöjen WordPress-lomakkeiden tiedot ohjataan Microsoft Azure -pilvipalvelun kautta siihen tallentamatta Suomen Syöpäyhdistys ry:n ylläpitämään asiakashallintajärjestelmään, joka toimii vikasietoisessa ja palautettavissa olevassa Microsoft Dynamics 365 -pilvipalvelun käyttösovelluksessa.
Suomen Syöpäyhdistyksestä vain kahdella työntekijällä on pääsy kaikkiin tukihenkilöpyyntöjen rekistereihin järjestelmän ylläpito- ja tukitehtävissä. Muutoin kukin yhdistys käsittelee järjestelmässä vain omien tukihenkilöpyyntöjensä henkilötietoja.
Tallennetut tiedot ovat Microsoftin datakeskuksessa EU:n alueella, eikä niitä siirretä EU:n alueen ulkopuolelle. Järjestelmään pääsee vain monivaiheisella todentamisella.
Henkilötietojen käsittelijällä, suomalaisella eCraft Etima Oy:llä on pääsy järjestelmän tukihenkilöpyyntöjen rekistereihin. Se käsittelee tietoja käyttöönotto-, kehitys-, tuki-, ylläpito-, analytiikka-, koulutus- ja konsultointipalvelusten tarjoamiseksi ja toteuttamiseksi Suomen Syöpäyhdistys ry:lle.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa
- päästä henkilötietoihin
- tietojen oikaisemiseen
- tietojen poistamiseen
- henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse. Tarkista käytäntö kunkin yhdistyksen verkkosivulta. Kyseinen alueellinen syöpäyhdistys, valtakunnallinen potilasjärjestö tai Suomen Syöpäyhdistys ry toimittaa vastaukset antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, Helsinki, puhelinvaihde: 029 566 6700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.
Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Suomen Syöpäyhdistys ry ja alueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö
Yhteyshenkilö tukihenkilöpyyntöjen rekisteriä koskevissa asioissa: Taina Häkkinen, etunimi.sukunimi(at)cancer.fi, 050 441 8588, Suomen Syöpäyhdistys ry, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki tai yhteyshenkilö alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä
Tietosuojavastaava: Tapio Luostarinen, tietosuojavastaava(at)cancer.fi, 050 4647028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.